En una gala o un estreno, la llegada de los invitados forma parte del espectáculo. El orden en el que llegan al photocall, el momento exacto en que se abre la puerta del coche y la forma en que se retiran al final están cuidadosamente planificados. Por eso los traslados VIP para eventos requieren una coordinación muy estrecha entre la agencia, el departamento de protocolo y el proveedor de transporte.
La llegada al photocall se calcula al minuto
Las agencias de eventos suelen trabajar con una escaleta de llegadas: cada invitado relevante tiene una franja horaria para llegar a la alfombra roja. Si un coche llega antes, tiene que esperar en un punto cercano sin bloquear el acceso. Si llega tarde, descuadra el trabajo de la prensa acreditada.
Para cumplir esa franja, el proveedor de transporte debe:
- Conocer la escaleta y el punto exacto de parada.
- Tener localizada una zona de espera cercana.
- Calcular el tiempo de trayecto con margen para el tráfico de Madrid a esa hora.
- Mantener contacto directo con la persona de protocolo que da paso a los coches.
Quién se comunica con quién
En un evento grande hay muchas personas al teléfono. Lo recomendable es que haya un único coordinador de transporte, que hable con protocolo y transmita las instrucciones a los conductores. Así se evitan mensajes contradictorios y llamadas al invitado.
Esperar durante el evento
Un error frecuente es contratar solo el trayecto de ida. En un evento, el vehículo debe quedar en espera durante toda la gala, porque nadie sabe exactamente cuándo querrá irse el invitado. Una salida anticipada, una cena posterior o un cambio de planes son habituales.
La salida discreta
Si la llegada es pública, la salida suele ser privada. Muchos invitados prefieren abandonar el evento sin pasar de nuevo por la prensa. Para eso se acuerda con la organización una puerta lateral o de servicio, y el conductor espera allí con el vehículo preparado.
Recintos habituales en Madrid
Trabajamos en hoteles, teatros y recintos de toda la ciudad. Entre los más habituales están el Teatro Real, IFEMA, el Movistar Arena y numerosos espacios privados y palacetes que acogen eventos corporativos y presentaciones de marca. Cada uno tiene sus accesos y sus normas, y conocerlas de antemano marca la diferencia.
Checklist para la agencia de eventos
- Escaleta de llegadas con nombres en clave si es necesario.
- Punto de parada y zona de espera confirmados con el recinto.
- Contacto de protocolo y del coordinador de transporte.
- Plan de salida y puerta alternativa.
- Acuerdo de confidencialidad si los invitados lo requieren.
Traslados VIP para eventos con Moby VIP
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